宿・体験事業・サロンなどを運営していると、「予約をどう受けるか」という問題は避けて通れません。メールや電話でのやり取りだと管理が大変。かといって予約システムを入れると月額費用がかかり続ける。
この記事では、月額費用をかけずにしっかり予約を受けられる方法について書きます。
予約システムを使わない選択肢
予約システムといえば、ResaRu、tablecheck、COACHELLAなどさまざまなサービスがあります。便利な反面、月額費用が数千円〜数万円かかり、小規模な事業者にとっては重荷になることがあります。
では、費用をかけずに予約を受ける方法は何があるでしょうか。
- メール・電話での手動受付
- LINEの予約機能
- Googleフォーム × GAS（Google Apps Script）
この中で、管理の手間を最小化しながらコストもかからないのが、Googleフォームを使った方法です。
Googleフォーム × GASでできること
Googleフォームだけでは、送信されたデータをスプレッドシートで確認することしかできません。そこにGAS（Google Apps Script）を組み合わせることで、以下のことが自動化できます。
- 予約者へ自動返信メールを送る
- 管理者（自分）に予約通知を送る
- スプレッドシートへ整形されたデータを記録する
- 条件によって異なるメール文面を送り分ける
これらはすべてGoogle Workspaceの無料機能の範囲内で動きます。
どんな事業に向いているか
この方法が特に向いているのは、以下のような事業です。
- 1日の予約数が多くない（〜数件程度）
- リアルタイムの空室・在庫管理が不要
- 決済はオフライン（現地払い）または別途対応
- サイトの世界観を大切にしている
逆に、予約数が多い・決済連動が必要・複数スタッフのシフト管理が必要な場合は、専用の予約システムのほうが適しています。
始め方のイメージ
大まかな流れはこのようになります。
- Googleフォームで予約フォームを作成する
- スプレッドシートに回答を連携させる
- GASで自動返信・通知を設定する
- サイトにフォームへの導線を設置する
フォームの作成自体は難しくありませんが、GASの設定や、サイトに馴染む導線設計は少し専門的な知識が必要です。
まとめ
月額費用をかけずに予約を受けることは、Googleフォームと GASの組み合わせで十分に実現できます。ポイントは「予約システムと同等のことをしようとしない」ことです。
必要十分な受付と管理ができれば、それで十分。小さく始めて、事業の成長に合わせて仕組みを育てていく。そういう考え方がこの方法と相性がよいです。